Политика конфиденциальности

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Marina Zimmermann – ScythiaFinance
Alte Vaalser Str. 35
52074 Aachen
Deutschland

E-Mail: kontakt@finanzdigital.de
Website: https://scythiafinance.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist für unser Unternehmen nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht erfüllt sind. Für Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Verantwortlicher unter den oben genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

3. Erhobene Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a. Im Rahmen der Kontaktaufnahme und Kundenservice:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Ihre Nachrichteninhalte
• Ggf. weitere im Rahmen der Kommunikation von Ihnen bereitgestellte Daten

b. Im Rahmen der Nutzung unserer Dienstleistungen und des Mandantenportals:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Anschrift
• Zahlungsdaten
• Hochgeladene Buchhaltungsbelege (diese können weitere personenbezogene Daten Dritter oder Ihre eigenen enthalten, z.B. Rechnungsdetails, Namen von Geschäftspartnern, Bankdaten)
• IP-Adresse (aus technischen Gründen bei Website-Zugriffen, Login-Vorgängen)
• Informationen zur Nutzung des Portals (Logins, Aktionen)

c. Im Rahmen des Betriebs unserer Website:

• IP-Adresse (aus technischen Gründen, z.B. Server-Logs)
• Technische Daten Ihres Endgeräts (z.B. Browsertyp, Betriebssystem)
• Informationen zu Ihrer Nutzung der Website (z.B. besuchte Seiten)

d. Bei Nutzung von Cloudflare Turnstile:

• IP-Adresse
• Informationen über Browser und Endgerät
• Mausbewegungen und Tastenanschläge
• Ggf. weitere technische Daten zur Analyse des Nutzerverhaltens.

e. Bei der Nutzung von Mistral AI für OCR-Verarbeitung:

• In den Buchhaltungsbelegen enthaltene Daten, die zur Extraktion relevanter Informationen benötigt werden (z.B. Rechnungsnummern, Beträge, Namen, Adressen).

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

a. Bereitstellung und Betrieb unserer Website: Um Ihnen den Besuch unserer Website zu ermöglichen und deren technische Funktionsfähigkeit zu gewährleisten.

b. Kontaktaufnahme und Kommunikation: Beantwortung Ihrer Anfragen, die Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail zusenden, sowie allgemeine Kundenkommunikation.

c. Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen: Verwaltung Ihrer Kundenbeziehung, Bereitstellung des Mandantenportals, Bearbeitung Ihrer Buchhaltungsbelege, Durchführung der Finanzbuchhaltung und damit verbundener Dienstleistungen.

d. Spamschutz: Absicherung unserer Kontaktformulare vor Missbrauch durch Bots und Spam mithilfe von Cloudflare Turnstile.

e. Optimierung der Prozesse: Automatisierte Verarbeitung von Buchhaltungsbelegen mittels OCR zur effizienteren Erbringung unserer Dienstleistungen.

f. Sicherheit und Systemintegrität: Gewährleistung der IT-Sicherheit unserer Systeme und Daten.

g. Erfüllung gesetzlicher Pflichten: Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und anderen rechtlichen Vorgaben.

5. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

a. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen): Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (z.B. Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage, Erbringung unserer Dienstleistungen, Bereitstellung des Mandantenportals). Dies umfasst insbesondere die Verarbeitung von Namen, E-Mail-Adresse, Anschrift, Zahlungsdaten und Inhalten von Buchhaltungsbelegen im Rahmen der Buchhaltungsdienstleistung.

b. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung): Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (z.B. steuerrechtliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

c. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen): Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Unsere berechtigten Interessen umfassen:

• Betrieb und technische Sicherstellung unserer Website und IT-Systeme.
• Verhinderung von Missbrauch und Spam (z.B. durch Cloudflare Turnstile).
• Effizienzsteigerung und Optimierung der internen Geschäftsprozesse (z.B. durch OCR-Verarbeitung).
• Kommunikation und Kundenservice.
• Sicherstellung der Sicherheit der Datenverarbeitung (z.B. durch Server-Logs).

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung der genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist.

• Kontaktdaten und Kommunikationsinhalte: Für die Dauer der Bearbeitung Ihrer Anfrage und ggf. darüber hinaus zur Dokumentation oder im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Daten im Rahmen der Buchhaltungsdienstleistungen: Gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6, 8 oder 10 Jahre für Handels- und Steuerunterlagen nach § 257 HGB und § 147 AO).
• IP-Adressen und Server-Logs: Server-Protokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufener Seite dienen der Betriebssicherheit unserer IT-Systeme und werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
• Cookies: session_id: 7 Tage (erforderlich für die Funktionalität des Portals); frontend_lang: 1 Jahr (speichert Ihre Sprachauswahl).
• Daten bei Cloudflare Turnstile: Cloudflare speichert Daten nach eigenen Angaben für einen kurzen Zeitraum zur Analyse von Missbrauch. Spezifische Details sind der Datenschutzerklärung von Cloudflare zu entnehmen.
• Daten bei Mistral AI: Mistral AI speichert die zur Texterkennung übermittelten Daten nach eigenen Angaben 30 Tage zur Missbrauchserkennung und löscht sie anschließend. Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union.
• Belegablage: Belege in unserer selbst betriebenen Ablage (Nextcloud) werden für die Dauer des Mandats und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung, Anbahnung oder Erfüllung von Verträgen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigt werden.

7. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben und zur Erbringung unserer Dienstleistungen benötigen.

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

a. Dienstleister für Hosting und IT-Infrastruktur:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Als unser Hosting-Anbieter für Website und selbstbetriebene Systeme (Odoo, n8n, Mailcow, Nextcloud). Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet.

b. Dienstleister für Spamschutz:

• Cloudflare Inc. (USA) – Wir verwenden Cloudflare Turnstile zur Absicherung unserer Kontaktformulare. Hierbei können Ihre IP-Adresse und weitere technische Daten an Cloudflare übertragen werden.
• Drittlandtransfer: Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO); Cloudflare ist nach diesem Rahmenwerk zertifiziert. Weitere Informationen sind der Datenschutzerklärung von Cloudflare zu entnehmen.

c. Dienstleister für OCR-Verarbeitung:

• Mistral AI (Frankreich) – Für die automatisierte Erkennung und Extraktion von Daten aus Buchhaltungsbelegen. Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union.

d. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer: Im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen und zur Erfüllung unserer steuerlichen Pflichten.

e. Behörden und Gerichte: Sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Es erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken an Dritte.

8. Rechte der Betroffenen

Als betroffene Person haben Sie das Recht:

a. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

b. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

c. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, sofern die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

e. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.

f. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einlegen, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) erfolgt. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

g. Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

h. Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen ist dies: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter den unter Punkt 1 angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

9. Widerrufsrecht

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können Ihren Widerruf formlos an die unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten senden.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist in einigen Fällen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich.

• Die für die Kontaktaufnahme erforderlichen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse) müssen bereitgestellt werden, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Ohne diese Daten ist eine Kontaktaufnahme über das Formular nicht möglich.
• Im Rahmen unserer Dienstleistungen sind wir zur Erhebung und Verarbeitung bestimmter Daten (z.B. Name, Adresse, Zahlungsdaten, Buchhaltungsbelege) gesetzlich verpflichtet oder diese sind für die Vertragserfüllung unerlässlich. Ohne die Bereitstellung dieser Daten können wir die vertraglichen Leistungen nicht erbringen.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO ein, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Stand: 22. September 2026